KNOWLEDGE MANAGEMENT

PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.

Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.

Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.

Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.

Hakikat Knowledge Management

Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) dimaksudkan untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif

KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan. Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM. Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.

Knowledge management ini bisa dimanfaatkan baik bagi kita sebagai pendidikan sampai level perusahaan maupun negara. Pemanfaatannya dalam kehidupan pribadi, sebenarnya kita sudah sering melakukannya, namun mungkin kita tidak sadar bahwa kita sudah melakukan knowledge management, misalnya kita ingin menjadi juara kelas di sekolah (impian yg ingin diraih), maka strategi yang kita pilih untuk dapat mewujudkannya diantaranya rajin belajar, rajin membuat rangkuman pelajaran sehingga mudah dipelajari dan diingat kembali
rajin mengikuti berita baik nasional maupun internasional menaati peraturan di sekolah. Adapun tantangan dari Knowledge Management adalah bagaimana meng-capture pengetahuan dan pengalaman dari karyawan dan bagaimana mengelolanya. Termasuk dalam hal ini ide-ide, best practise, worst practise.

Alasan perlunya implementasi konsep, yaitu:

1.      Mempercepat arus informasi di internal perusahaan / proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah.

2.      Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM

3.      Menghindari hilangnya key person perusahaan yang menyebabkan hilangnya knowledge perusahaan.

4.      Membantu perusahaan dlm hal knowledge retention.

5.      Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu banyak mengadakan in-class training, krn proses pelatihan dpt dilakukan dimana saja dan kapan saja. contoh : Jika teknisi / analis mendapat problem yg belum pernah mereka temui, mereka bisa mencari contoh kasusnya di sistem database Knowladge Manajemen (best practise).

6.      Dengan penanganan problem dgn cepat, berdampak pada customer satisfaction.

7.      Manajemen juga bisa mendapat informasi yg lebih akurat untuk analisis dan mengambil keputusan.

8.      Manfaat terbesarnya : merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan.

Kegiatan Manajemen Pengetahuan ini biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi semisal untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan MP antara lain:

a.       Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisi.

b.      Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

c.       Memfasiltasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi

d.      Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi

e.       Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi interna dan juga eksternal

f.       Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka

g.      Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

Karakteristik Knowledge Management

i.                    Penggunaan pengetahuan tidak akan menghabiskannya

ii.                  Perpindahan pengetahuan tidak akan menghilangkannya

iii.                Pengetahuan itu berlimpah, tetapi kemampuan terbatas untuk menggunakannya

iv.                Banyak pengetahuan berharga hilang begitu saja

Jenis Penerapan Knowledge Management

Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit versus explicit. Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang berbeda.

1.      Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi. Menurut Polanyi (2006) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:

a.       Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar.

b.      Susah untuk diucapkan

c.       Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman

d.      Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)

Jenis pengetahuan tacit :

Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui. Tacit yang ada di dalam sekelompok orang. Yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu. Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya . Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis . Pengetahuan tacit semacam ini sebanarnya banyak dimiliki oleh masyarakat, yang disebut pengetahuan yang tertanam di dalam hubungan antar manusia. Dan pengetahuan semacam ini biasanya disebut trust atau kepercayaan. Saling percaya dan solider menjadi bagian dari pengetahuan . Paradigma lama berpikir bahwa pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan norma-norma . Tapi sekarang makin terbukti bahwa hubungan itu ada.

Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan). Tacit knowladge juga di dapat dari ide seseorang.

2.      Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:

1.      Dapat diucapkan secara tepat dan resmi

2.      Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan

Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
Internal.

Elemen Pokok Knowledge

1.      People yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

2.      Technology merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

3.      Processes yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

Tujuan Penerapan Knowledge Management

Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan organisasi. Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

a.       Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

b.      Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

c.       Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

d.      Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

e.       Fasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru

f.       Minimalisasi hilangnya pengetahuan karena keluarnya karyawan

g.      Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki

h.      Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual perusahaan

Mengenal COBIT

COBIT (Control Objective for Information and related Technology)

Control Objective for Information and related Technology (COBIT) adalah suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA (Information Systems Audit and Control Association)

Sejarah

COBIT pertama dirilis pada tahun 1996, version terakhir saat ini adalah COBIT 5 yang diumumkan pada 2012. Tujuannya adalah untuk menyelidiki, menghasilkan, mengumumkan dan mempromosikan dengan berwenang, terbaru, sesuai dengan peraturan international yang secara umum diterima teknologi informasi dengan kontrol objektiv oleh manajer bisnis, pekerja IT, dan pekerja asuransi.

COBIT memiliki 4 cakupan domain, yaitu :

• Perencanaan dan organisasi (plan and organise)
• Pengadaan dan implementasi (acquire and implement)
• Pengantaran dan dukungan (deliver and support)
• Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate)

 

COBIT FRAMEWORK

Kerangka kerja ini menyediakan praktik yang mudah di seluruh kerangka domain dan proses kerja. Orientasi bisnis COBIT terdiri dari hubungan tujuan bisnis untuk tujuan TI, menyediakan metrik dan model kematangan untuk mengukur prestasi mereka, dan mengidentifikasi tanggung jawab terkait bisnis dan pemilik proses TI.

Fokus Proses COBIT digambarkan dengan model proses yang membagi IT menjadi empat domain (Merencanakan dan Mengatur, Acquire dan Menerapkan, Menyampaikan dan Dukungan, dan Monitor dan Evaluasi) dan 34 proses sesuai dengan bidang tanggung jawab merencanakan, membangun, menjalankan dan memantau. Hal ini diposisikan pada tingkat tinggi dan telah selaras dan harmonis dengan lainnya, lebih rinci, standar IT dan praktik yang baik seperti COSO, ITIL, ISO 27000, CMMI, TOGAF dan PMBOK. COBIT bertindak sebagai integrator dari hal-hal yang berbeda, meringkas tujuan kunci di bawah satu kerangka payung dengan link model praktik yang baik dengan pemerintahan dan kebutuhan bisnis.

COBIT 5 dirilis pada bulan Juni 2012. COBIT 5 mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan COBIT 4.1, Val IT 2.0 and Risk IT frameworks, and mengambil dari ISACA's IT Assurance Framework (ITAF) dan the Business Model for Information Security (BMIS). Ini sejalan dengan kerangka kerja dan standar seperti Information Technology Infrastructure Library (ITIL), International Organization for Standardization (ISO), Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PRINCE2 dan The Open Group Architecture Framework (TOGAF).

Berikut ini tinjauan perbedaan maupun persamaan dari masing-masing framework COBIT dan COSO:

COBIT

1. Fokus Pengguna Utama adalah manajemen, operator dan auditor sistem informasi.
2. Sudut pandang atas internal control adalah kesatuan beberapa proses yang terdiri atas kebijakan, prosedur, penerapan serta struktur organisasi.
3. Tujuan yang ingin dicapai dari sebuah internal control adalah pengoperasian sistem yang efektif dan efisien, kerahasiaan, kesatuan dan ketersediaan informasi yang dilengkapi dengan sistem pelaporan keuangan yang handal disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
4. Komponen/domain yang dituju adalah perencanaan dan pengorganisasian, pemaduan dan penerapan, pengawasan atas dukungan serta pendistribusian.
5. Fokus pengendalian dari CoBIT adalah sisi teknologi informasi.
6. Evaluasi atas internal control ditujukan atas seberapa efektif pengendalian tersebut diterapkan dalam periode waktu yang sudah ditetapkan.
7. Pertanggungjawaban atas sistem pengendalian dari CoBIT ditujukan kepada manajemen.

COSO

1. Fokus Pengguna Utama adalah manajemen.
2. Sudut pandang atas internal control adalah kesatuan beberapa proses secara umum.
3. Tujuan yang ingin dicapai dari sebuah internal control adalah pengoperasian sistem yang efektif dan efisien, pelaporan laporan keuangan yang handal serta kesesuaian dengan peraturan yang berlaku.
4. Komponen/domain yang dituju adalah pengendalian atas lingkungan, manajemen resiko, pengawasan serta pengendalian atas aktivitas informasi dan komunikasi.
5. Fokus pengendalian dari eSAC adalah keseluruhan entitas.
6. Evaluasi atas internal control ditujukan atas seberapa efektif pengendalian tersebut diterapkan dalam poin waktu tertentu.
7. Pertanggungjawaban atas sistem pengendalian dari eSAC ditujukan kepada manajemen.

Jika melihat dari hal-hal tersebut maka dapat dilihat adanya persamaan sebagai berikut:

• Seluruh tujuan dari framework CoBIT dan COSO adalah pengendalian serta pengawasan atas proses dan lingkungan.
• Pertanggungjawaban ditujukan kepada manajemen.
• Seluruh sistem pelaporan dan prosedur wajib mengikuti aturan yang berlaku.